Unsere Schnittstelle von der Warenwirtschaft Afterbuy zum Onlineshopsystem WooCommerce und zurück – wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse!
J&J Afterwoo besteht aus 2 wesentlichen Komponenten. Zum einen der bestehenden Warenwirtschaft Afterbuy und zum anderen dem bestehende Onlineshop mit WooCommerce realisiert. Wir verbinden diese Systeme mittels unserer Middleware mit folgenden Kernfunktionen:
Kernfunktionen unserer Schnittstellenlösung:
- Produkte aus Afterbuy in WooCommerce exportieren und updaten
- Leveldefinierung zur Übertragung von Produkten auf: Entwurf, Produkt löschen, Produkt überspringen, Produkt anlegen
- Bestellrückführung aus WooCommerce in Afterbuy / Bestellimport
- Versandupdate
- Stornieren aus Afterbuy
- Synchronisierung der Lagerbestände / Bestandsupdate
- Kundendatenimport
Beim Kauf unserer Schnittstelle ist die redisJSON Datenbank sowie die Software enthalten. Bitte lesen Sie sich die nachstehenden Punkte und Funktionen sorgfältig durch, sodass Sie ein Verständnis für den Umfang der Schnittstelle erhalten.
Welche Informationen benötigen wir von Ihnen?
Damit wir Ihre Warenwirtschaft direkt mit dem Online Shop verknüpfen können, benötigen wir Ihre Afterbuy Zugangsdaten + Ihre Partner ID, das Partner Passwort und den Partner Token sowie den Account Token. Diese erhalten Sie beim bestellen einer Schnittstelle in Afterbuy.
Wichtig! Beim bestellen der Schnittstelle muss der Schnittstellenname jj-ideenschmiede heißen, ebenfalls müssen Sie die Shopschnittstelle und die XML-Schnittstelle beantragen. Es können Mehrkosten bei Afterbuy anfallen. Wenn Sie Ihre Zugangsdaten ändern, teilen Sie uns dies bitte umgehend mit.
Ebenfalls benötigen wir die Zugangsdaten zur WooCommerce REST API und die URL, unter der das Shopsystem erreichbar ist. Dazu benötigen wir die Zugangsdaten zum Shopsystem. Legen Sie gerne einen Adminbenutzer mit dem Namen jjideenschmiede für uns an, damit wir mit unserem Account den REST API Benutzer anlegen können.
Hier finden Sie eine kleine Erklärseite mit Videomaterial, um Sie durch die Vorbereitungen für die Installation der Schnittstelle zu führen.
Wenn wir diese Daten von Ihnen erhalten haben, dann installieren & konfigurieren wir Ihnen Ihre Schnittstelle.
Nutzen Sie gerne unser Verschlüsselungsprogramm zur sicheren Übertragen von Benutzerdaten und Passwörtern. Das Tool finden Sie hier. Sollten Sie Probleme bei der Übermittlung haben, melden Sie sich gern per Mail an uns: info@jj-ideenschmiede.de.
- WooCommerce Onlineshop aufsetzen
- Onboarding Meeting mit J&J buchen und die Integration besprechen (Über den Link auf der linken Seite)
- AV Vertrag im Sinne der DSGVO + SEPA Mandat mit J&J schließen
- Zugangsdaten an J&J übersenden + Systeme vorbereiten (Siehe Menüpunkt „Welche Informationen benötigen wir von Ihnen?“)
- Schnittstellenanbindung zu festgelegtem Zeitpunkt durchführen
- Testen der Schnittstellenlösung, auslösen von einer Testbestellung + Initialimport der Produktdaten
- Erfolgreich auf dem neu angebundenen Onlineshop verkaufen!
Produktexport/ – update
Achtung! Ihre Datenbasis ist Afterbuy, Sie steuern alles aus Afterbuy, bitte führen Sie keine Änderungen der Produktdaten in WooCommerce direkt durch, dies kann zu fatalen Fehlern führen.
In diesem Abschnitt wird sich um neue Produkte und Updates zu bestehenden Produkten gekümmert. Es werden aus Afterbuy alle Produkte ausgelesen und gefiltert, die ein Level zwischen 0 und 11 haben. Alle Produkte mit höheren Leveln werden ignoriert.
Hierbei gelten folgende Filtermöglichkeiten bei Afterbuy, die wir standardisiert haben:
- Level 0-8: Das Produkt wird übertragen
- Level 9: Das Produkt wird angelegt und anschließend werden lediglich Bestände geupdatet
- Level 10: Das Produkt wird auf Entwurf angelegt
- Level 11: Das Produkt wird aus dem Online Shop entfernt
- Level 12 oder höher: Das Produkt wird übersprungen
Setzen Sie die Produkte auf diese Levels, können wir diese Funktion nutzen.
Bevor die Produktdaten bearbeitet werden, werden die Kataloge aus Afterbuy ausgelesen und als Kategorie in WooCommerce angelegt oder erneuert. Nur beim ersten anlegen der Kategorien werden die Kategoriebilder übermittelt, Beschreibung und Name der Kategorie werden bei jedem Update erneuert. Auch die Kategorien haben Filtermöglichkeiten.
Bei Kategorien gelten folgende Filtermöglichkeiten aus Afterbuy, die wir standardisiert haben:
- Level 0 bis 2: Die Kategorie wird vollumfänglich und als „Aktiv“ übertragen
- Level 3: Die Kategorie wird aus WooCommerce gelöscht
- Level 4 und höher: Die Kategorie wird von der Schnittstelle übersprungen. Ist die Kategorie angelegt, wird diese nicht mehr geupdatet, Produkte werden jedoch weiterhin zugewiesen.
Achtung! Wir bauen den gesamten Kategoriebaum nach, wenn Sie im Baum Unterkategorien ohne die zugehörige Parent Kategorie übertragen, laufen wir auf Fehler und können die Kategorien nicht setzen. Zur Veranschaulichung ein kleines Beispiel:
Richtiges Handling:
Schuhe (Level 0)
-> Hausschuhe (Level 0)
-> Sneaker (Level 3) = Wird gelöscht, kein Problem!
-> Damensneaker (Level 4) = Wird übersprungen, Parent Zuweisung also nicht relevant.
Falsches Handling:
Schuhe (Level 3) = Wird aus Shopware gelöscht
-> Hausschuhe (Level 0) = Kann nicht mehr übertragen werden, da die Kategorie darüber fehlt, läuft auf Errors und wird nicht angelegt.
-> Sneaker (Level 4) = Wird übersprungen, also ohnehin nicht übertragen, läuft jedoch bei setzen auf 0 wie die Hausschuhe auf Fehler.
-> Damensneaker (Level 0) = Kann ebenfalls nicht angelegt werden, da darüberliegende Kategorien fehlen.
Kommen Sie bei weiteren Fragen hierzu gern je derzeit auf uns zu!
Anschließend werden die Produkte und zugehörige Levels überprüft und je nach Leveldefinition unterschiedlich behandelt. Anschließend werden die Produkte angelegt. Wir exportieren sowohl die Parents als auch die zugehörigen Childs sprich die Variantenartikel in WooCommerce, sodass auch mehrdimensionale Produkte mit diversen Varianten kein Problem darstellen.
Wichtig! Die Produktdaten müssen auch für die Childs der Variantenartikel gepflegt sein, da wir diese als Basis für WooCommerce nutzen.
Zu den Produktdaten gehören unter anderem:
- Name
- Preis
- Bestand
- Gewicht
- Mehrwertsteuer
- Sale Preis
- Beschreibung (kurz & lang)
- Bilder
- Variablen der Childs im Parent bei Variantenprodukten
Ebenfalls werden die Keywords aus Afterbuy überprüft und in WooCommerce als Schlagwörter hinterlegt oder erneuert.
Nachdem alle Produkte einmal angelegt oder geupdatet wurden, wird noch der Status des letzten Produktexports hinterlegt. Diese können Sie über Ihre persönliche Statusseite, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, einsehen, sodass Sie ständig über die Funktionalität und den letzten Import der Schnittstelle bescheid wissen.
Wertemapping für das Hauptprodukt
Hier finden Sie das Wertemapping für das Grundprodukt. Folgende Afterbuy Felder nutzen wir zur Übertragung Ihrer Bilder:
| Afterbuy API Feld | Afterbuy Benutzeroberfläche | Ausgabe in WooCommerce |
|---|---|---|
| Product Pictures | Allg. Daten -> Bildgalerie -> Produktgalerie Bilder verwalten -> Bildlink „Original“ | Bilder URL |
Wichtig! Die Bilder werden beim ersten Import der Produkte einmalig angelegt und anschließend nicht mehr geupdated. Wenn Bilder fehlerhaft sind (URL nicht erreichbar, Umlaute in der URL etc.) kann das Produkt nicht angelegt werden. WooCommerce gibt jedoch auch keinen Error aus.
Die Daten zu den einfachen Produkten aus Afterbuy mappen wir wie folgt:
| Afterbuy API Feld | Afterbuy Benutzeroberfläche | Ausgabe in WooCommerce |
|---|---|---|
| Name | Produktdaten -> Name | Name |
| Description | Produktdaten -> Beschreibung | Beschreibung |
| ShortDescription | Produktdaten -> Kurzbeschreibung | Kurzbeschreibung |
| ProductId | Produktdaten -> Produkt ID | Sku |
| Price | Preise und Bestände -> Verkaufspreis | Preis |
| wooCommercePrice | Preise und Bestände -> Produkt-Preise ergänzen und verwalten -> Preisfeld hinzufügen -> wooCommercePrice | Regulärer Preis |
| wooCommerceSalePrice | Preise und Bestände -> Produkt-Preise ergänzen und verwalten -> Preisfeld hinzufügen -> wooCommerceSalePrice | Preis (Brutto) oder wooCommercePrice wird zu Streichpreis und der wooCommerceSalePrice wird zum neuen Preis (Brutto) |
| Quantity | Preise u. Bestände -> Afterbuy-Shop-Bestand -> Bestand | Bestand |
| Weight | Preise u. Bestände -> Gewicht | Gewicht |
| Catalogs | Zugewiesene Kataloge | Kategorien |
| Keywords | Afterbuy Shop relevante Daten -> Produkt Keywords | Tags |
| Product Pictures | Siehe oben (Allg. Daten) | Bilder als URL |
| Memo | Allgemeine Daten -> Memo | Hinweis zum Kauf |
| Attributes | Attribute -> zugewiesene Attribute | Attributes (Eigenschaften) |
Wertemapping für die Varianten
Hier finden Sie das Wertemapping für die Variante. Die Daten zu den Produkten aus Afterbuy mappen wir wie folgt:
| Afterbuy API Feld | Afterbuy Benutzeroberfläche | Ausgabe in WooCommerce |
|---|---|---|
| Description | Produktdaten -> Beschreibung | Beschreibung |
| BaseProductId | Produktdaten -> Afterbuy ID der Variante | Sku |
| Price | Preise und Bestände -> Verkaufspreis | Preis |
| wooCommercePrice | Preise und Bestände -> Produkt-Preise ergänzen und verwalten -> Preisfeld hinzufügen -> wooCommercePrice | Regulärer Preis |
| wooCommerceSalePrice | Preise und Bestände -> Produkt-Preise ergänzen und verwalten -> Preisfeld hinzufügen -> wooCommerceSalePrice | Preis (Brutto) oder wooCommercePrice wird zu Streichpreis und der wooCommerceSalePrice wird zum neuen Preis (Brutto) |
| Quantity | Preise u. Bestände -> Afterbuy-Shop-Bestand -> Bestand | Bestand |
| Weight | Preise u. Bestände -> Gewicht | Weight |
Wichtig! Wir überprüfen die Produkte nur, wenn diese seit dem letzten Produktupdate Anpassungen erhalten haben. Dazu gehören generelle Produktupdates oder auch Bestandsupdates in Afterbuy.
Levelstruktur zur Übertragung der Produkte
| Level in Afterbuy definiert | Funktion |
|---|---|
| Level 0-8 | Das Produkt wird übertragen |
| Level 9 | Das Produkt wird angelegt und anschließend werden lediglich Bestände geupdatet |
| Level 10 | Das Produkt wird auf Entwurf angelegt |
| Level 11 | Das Produkt wird aus dem Onlineshop entfernt. Werden Produkte ohne vorherige Leveländerung aus Afterbuy gelöscht, prüfen wir dies alle 6 Stunden und löschen diese ergänzend aus WooCommerce. Dies ist nur bei Parents von Variationen und Einzelprodukten möglich. |
| Level 12 oder höher | Das Produkt wird übersprungen |
Sollten Sie andere Level nutzen, teilen Sie uns diese bitte mit. Haben die Produkte keine Level definiert, werden diese vollumfänglich in den Onlineshop übertragen.
Levelstruktur zur Übertragung der Kategorien
| Level der Kategorie in Afterbuy definiert | Funktion |
|---|---|
| Level 0 bis 2 | Die Kategorie wird vollumfänglich und als „Aktiv“ übertragen |
| Level 3 | Die Kategorie wird aus WooCommerce gelöscht |
| Level 4 und höher | Die Kategorie wird von der Schnittstelle übersprungen |
Die Katalogverwaltung zur Anpassung der Level finden Sie in Afterbuy unter Produktverwaltung -> Kataloge/Cross Selling -> Stift in der jeweiligen Kategorie -> Level.
Bestandsupdate
Das Bestandsupdate ist relativ identisch zum Produktexport mit einem Unterschied: Es werden nur die Bestände von Afterbuy eingelesen und geupdatet, sodass wir hier in kurzen Intervallen die aktuellen Bestände an Ihren Shop weitergeben und somit Überverkäufe vermeiden, parallel zum Produktexport.
Nachdem die Bestände bei allen Produkten geupdated wurden, wird auch hier die Statusübersicht für den Bestandsimport geupdated, sodass dieser über die Statusübersicht nachzuvollziehen ist.
Um den Bestand in Afterbuy abzugleichen und zu mindern, muss die Checkbox „Lagerbestand“ aktiviert sein.
Wichtig: Wir überprüfen die Produkte nur, wenn diese seit dem letzten Bestandsupdate Anpassungen erhalten haben. Dazu gehören auch Bestandsupdates in Afterbuy.
Bestellimport
Der Bestellimport liest alle Bestellungen, die auf „processing“, sprich „In Bearbeitung“ in WooCommerce stehen, aus und legt diese als bezahlte Bestellungen in Afterbuy an. Die Bestellungen, die in WooCommerce auf „on-hold“, sprich „In Wartestellung“ stehen, werden als nicht bezahlt zu Afterbuy übertragen.
Wir lesen die Bestellungen des aktuellen und des vorigen Tages aus. Die Schnittstelle merkt sich die zuletzt importiere Bestellung zu Afterbuy und legt alle noch nicht übertragenen Bestellungen in Afterbuy an. Hierbei werden die standardmäßig bei der Bestellung angegebenen Daten in Afterbuy importiert. Darüber hinaus hinterlegen wir bei der Bestellnummer in Afterbuy einen direkten Link zu der jeweiligen Bestellung in WooCommerce.
Nachdem alle Bestellungen zu Afterbuy importiert wurden, wird auch hier der Status des letzten Bestellexports in Ihrer Statusübersicht sichtbar.
Bitte beachten: Wenn Produkte mit einer SKU in WooCommerce angelegt sind, darf die SKU keine Buchstaben enthalten, ansonsten werden die Bestellungen nicht zurückgeführt und die Lösung läuft auf Fehler!
Artikeldaten automatisch identifizieren
Wenn Sie lediglich eine Bestellrückführung wünschen, können wir die Artikelidentifikation in Afterbuy individuell für Ihre Lösung einschalten, sodass Afterbuy automatisch die Artikel über eigene Identifikationsprozesse zuordnen kann, sofern diese in Afterbuy bereits angelegt und identifizierbar sind. Somit können dann auch die Bestände der identifizierten Artikel in Afterbuy über die Bestellrückführung aus Ihrem Shop gemindert werden.
Diese Option wird im Rahmen der Individualisierung Ihrer Schnittstelle während des Onboarding besprochen und ist nur relevant, wenn Artikelnummern o.ä. zur Identifizierung Ihrer Artikel sowohl im Shop als auch in Afterbuy bei dem entsprechenden Produkt gleich gesetzt sind. Sind keine Artikel in Afterbuy mit Beständen angelegt, ist diese Funktion irrelevant.
Versandupdate
Um die Tracking Codes von Afterbuy zu WooCommerce zu übermitteln, lesen wir alle 30 Minuten die importierten Bestellungen aus unserer Datenbank aus und überprüfen, ob diese in Afterbuy einen Paketnummer sowie eine Versandart erhalten haben. Ist dies der Fall, so werden diese Versanddaten übertragen. Wenn ein Link in dem Feld Tracking Link hinterlegt ist, wird auch zusätzlich dieser Link zu WooCommerce übertragen und nach Abschluss des Transfers die Bestellung mit einer „Time to Live“ sprich einer Speicherfrist von 30 Tagen in unserer Datenbank für eventuelle Retouren gespeichert. Nach Ablauf der 30 Tagen werden diese Bestellungen lediglich aus der Datenbank der Schnittstelle gelöscht und nicht mehr zwischen den Systemen überprüft. Wir speichern ausschließlich die ID der Bestellung und keine persönlichen Daten.
Nach erfolgreicher Übertragung der Versanddaten setzen wir bei der Bestellung in Afterbuy den Tag „WooCommerce abgeschlossen“. Dieser Tag muss vor Anbindung bei Afterbuy in den Tools -> Tag Manager hinterlegt werden, damit wir diesen von außen setzen können. Die Farbe der Tags können Sie frei wählen, lediglich der Name ist entscheidend.
Ist kein Tag gesetzt, wird nichts bei den Bestellungen hinterlegt.
Stornierungen (aus Afterbuy zu WooCommerce)
Storniert ein Händler in Afterbuy die Bestellung nach einer Anfrage, wegen Überverkauf oder auf Grund einer eingetroffenen Retoure des Kunden, so wird über die Id der Bestellung die Stornierung zu WooCommerce alle 2 Stunden übertragen und dort ebenfalls storniert, solang dies innerhalb 30 Tagen nach Tracking Link Generierung geschieht. Ist die Bestellung über WooCommerce bezahlt worden, wird der Betrag im selben Atemzug dem Kunden gutgeschrieben.
Nach erfolgreicher Übertragung der Stornierung zu WooCommerce setzen wir bei der Bestellung in Afterbuy den Tag „WooCommerce storniert“. Dieser Tag muss vor Anbindung bei Afterbuy in den Tools -> Tag Manager hinterlegt werden, damit wir diesen von außen setzen können. Die Farbe der Tags können Sie frei wählen, lediglich der Name ist entscheidend.
Ist kein Tag gesetzt, wird nichts bei den Bestellungen hinterlegt.
Weitere Features
Neben den bereits beschriebenen Funktionen haben wir in unsere Schnittstelle einige nützliche Features eingebaut, sofern diese auf Cloud Servern bei uns gehostet wird:
- Hosting & Sicherheit
- Monitoring
- Legal Service
- Status
Hosting & Sicherheit
Unsere Lösungen werden in Deutschland bei einem großen Hosting Unternehmen gehostet. Wir setzen ausschließlich auf Cloud Server, um die Sicherheit und Erreichbarkeit der Schnittstelle ständig zu gewährleisten. Darüber hinaus läuft Ihre Lösung auf einem eigenen Server für Sie bereitgestellt und ist somit getrennt von anderen Datensätzen. Zusätzlich werden verstärkte Firewall Regeln angewandt und der Server ist nur über ein speziell gesichertes Netzwerk erreichbar, von außen ist ein Zugriff nicht möglich. Außerdem werden auch in unserem gesamten Netzwerk die Zugriffe überwacht.
Die Datentransfers sind Ende zu Ende verschlüsselt und es werden keine Personenbezogenen Daten oder Produktdaten zwischengespeichert. Die Server werden in regelmäßigen Abständen geupdatet und gewartet.
Monitoring
Unser Monitoring sorgt für eine ständige Erreichbarkeit Ihrer Schnittstellenlösung und besteht aus 3 wesentlichen Teilen.
Server Überwachung:
Wir überprüfen ständig sowohl den für Sie bereitgestellten Cloud Server als auch unsere gesamte Infrastruktur, um eine ständige Erreichbarkeit und Funktionalität Ihrer Schnittstellenlösung Serverseitig sicherzustellen.
Benachrichtigungsdienst:
Unser Benachrichtigungsdienst sorgt im Falle von Problemen dafür, dass wir sofort über diverse Kanäle je nach Schwere des Problems informiert werden, dies geschieht in Echtzeit. Hier erhalten wir auch Detailinformationen zu den eventuell auftretenden Problemen, um diese schnellstmöglich zu beheben.
Backup Struktur:
Stündlich werden bei uns Backups durchgeführt und jeweils für 5 Tage gespeichert. Somit können wir im Falle von auftretenden Problematiken Datenbanken und vorhandene Dateistrukturen zurücksetzen.
Legal Service
Damit die Schnittstelle immer mit dem aktuellen Impressum & Datenschutz ausgestattet ist, haben wir einen Legal Dienst entwickelt, welcher einmal am Tag die Daten von eRecht24 herunterlädt und diese in dem Dienst speichert. Die Schnittstelle lädt sich beim Starten die aktuellen Daten und alle 24 Stunden erneut, somit sind die Rechtstexte immer aktuell.
Die Texte werden im deutschen und englischen hinterlegt.
Status
Wir haben einen kleinen Webserver in die Schnittstelle integriert. Dieser gibt eine Statusseite aus, auf der Sie ständig den bereits angesprochenen Status Ihrer Schnittstelle und die zuletzt durchgeführten Datentransfers zwischen Ihren Systemen einsehen können.
In der Statusübersicht können bei dem auftreten von Fehlern Errors vom aktuellen Tag unter „Handlungsbedarf“ eingesehen werden, dies ist häufig auf Fehler in der Produktdatenpflege zurückzuführen. Wenn Sie Fehler der vorherigen Tage einsehen wollen, klicken Sie einfach auf „Sie wollen die Fehler der letzten Tage einsehen?“ in der Übersicht. Anschließend können Sie das Datum auswählen und die Errors einsehen.